Tietosuojakäytäntö

Yleistä

DER Touristik Nordic AB, Y-tunnus 556306-1653, (Apollo), suojaa henkilökohtaista koskemattomuuttasi. Voit tuntea aina olosi turvalliseksi, kun luovutat henkilökohtaisia tietojasi Apollolle. Tämän tietosuojakäytännön avulla haluamme osoittaa, miten varmistamme, että henkilötietojasi käsitellään sovellettavan lainsäädännön mukaisesti.

Henkilötietovastaava

Apollo on henkilötietovastaava henkilötietojesi käsittelylle ja vastaa siitä, että käsittely tapahtuu sovellettavan lainsäädännön mukaisesti. Apollo vastaa henkilötietojen käsittelystä Apollon verkkosivuilla, mobiilisovelluksissa ja muissa Apolloon liittyvissä viestintäjärjestelmissä.

Tietosuojavastaava

Apollo on nimittänyt tietosuojavastaava, jonka tehtävänä on mm. valvoa, että henkilötietovastaava käsittelee henkilötietojasi sovellettavan lainsäädännön mukaisesti. Apollon tietosuojavaltuutettu on tavoitettavissa sähköpostiosoitteessa:  [email protected] tai tavallisella kirjeellä osoitteessa: DER Touristik Nordic AB, Att: ”Dataskyddsombud”, Box 45439, 104 31 Stockholm.

Yhteystiedot

Älä epäröi ottaa yhteyttä Apolloon, jos sinulla on kysyttävää tästä tietosuojakäytännöstä, henkilötietojesi käsittelystä tai jos haluat pyytää rekisteriotteen. Voit ottaa meihin yhteyttä osoitteessa [email protected]
 Voit ottaa meihin yhteyttä myös asiakaspalvelumme kautta osoitteessa apollomatkat.fi tai käydä henkilökohtaisesti myymälässämme.

Miten keräämme tietoja sinusta?

Suoraan sinulta. Keräämme sinusta tietoja, jotka annat esimerkiksi silloin, kun varaat matkan, lisäpalvelun, olet henkilökohtaisesti yhteydessä kohteissamme tai tapahtumissa, kun rekisteröidyt uutiskirjeen tilaajaksi, osallistut kilpailuun, vastaat kyselyihin/tutkimuksiin, kysyt kysymyksen Apollon asiakas- tai tukifoorumilla, lähetät sähköpostia, soitat meille tai otat yhteyttä Apollon asiakaspalveluun.

Kun käytät sivustojamme tai sovellustamme. Keräämme tietoja palvelun käytöstäsi, kun käytät sivustoamme tai muuta digitaalista palveluamme. Keräämme myös tietoja siitä, miten liikut palvelussa, mitä hakuja teet ja mistä matkatuotteista olet kiinnostunut. Sovelluksemme kautta keräämme anonyymejä teknisiä tietoja, kuten kuinka kauan sovellusta käytetään ja mitä sivuja katsellaan, jotta voimme kehittää ja parantaa sovellusta. Lue lisää evästekäytännöstämme.

Kolmannelta osapuolelta. Keräämme tietoja kolmannelta osapuolelta, joka luovuttaa tietoja sinusta tai muista matkaseurueeseen kuuluvista henkilöistä, esimerkiksi jos olet varannut jälleenmyyjän kautta tai joku muu tehnyt varauksen, johon sinä sisällyt, tai joku muu ollut yhteydessä meihin puolestasi. Edellytämme, että tiedot toimittaneella henkilöllä on kaikkien matkustajien suostumus toimittaa nämä henkilötiedot Apollolle.

Mitä tietoja keräämme?

Apollo kerää seuraavia tietoja alla kuvattuihin tarkoituksiin:

Yhteystiedot: Esimerkiksi nimi, osoite, puhelinnumero, sähköposti, sukupuoli ja syntymäaika.

Varaustiedot: Varausnumero, matkatiedot (matkakohde, matkapäivät jne.), ostotiedot (valittu maksutapa, valmis osto jne.) ja mahdolliset lisäpalvelut, kuten kuljetukset ja retket.

Terveystiedot: Tietoja terveydestäsi, jotka itse annat, esim. sairaudet ja rajoittavat vammat. Luovuttamalla tietoja terveydestäsi ja suostumalla niiden käsittelyyn hyväksyt, että käytämme terveystietojasi tilaamasi matkapalvelun hallinnointiin ja toimittamiseen.

Käyttäjätiedot: Tietoja laitteestasi, kuten IP-osoite, kieliasetukset, verkkoasetukset, käyttöjärjestelmä, alusta, näytön resoluutiot ja tietoja maantieteellisestä sijainnistasi. Keräämme myös tietoja siitä, miten olet vuorovaikutuksessa Apollon kanssa, esimerkiksi miten käytät palvelujamme, mukaan lukien sivujen vasteajat, latausvirheet, miten pääsit palveluun ja poistuit siitä sekä toimitusilmoitukset, kun otamme sinuun yhteyttä. Lue evästekäytännöstämme lisää tietokokoelmista, joiden avulla pyrimme parantamaan käyttäjäkokemustasi.

Mitä teemme tiedoillasi?

Kaikkia tietoja käytetään Apollon palvelujen tarjoamiseen, toteuttamiseen ja parantamiseen. Apollo käsittelee henkilötietoja seuraavissa tarkoituksissa, jotka perustuvat seuraaviin oikeudellisiin perusteisiin:

Matkapalvelun hallinnointiin ja toimitukseen
Apollo käsittelee henkilötietojasi matkapalvelun hallinnointiin ja tarjoamiseen, ts. jotta voimme täyttää sopimuksen kanssasi. Tämä sisältää mm. matkustusasiakirjojen myöntämisen, lento- ja hotellivarausten hoitamisen, lisäpalvelut, matkat kohteisiin, maksujen suorittamisen ja mahdollisten muutosten hallinnan ennen matkaa ja sen aikana.

Asiakaspalvelun tarjoamiseen
Voimme käyttää henkilötietojasi ottaessasi meihin yhteyttä kysymyksin, kommentein tai esim. valituksin, jotta voimme tarjota sinulle asiakaspalvelua, johon sinulla on oikeus kanssamme tehdyn sopimuksen mukaisesti. Käsittelemme henkilötietojasi, kuten nimeäsi ja varausnumeroasi, jotta voimme hoitaa tällaiset matkaasi liittyvät palvelut.

Tietojen lähettämistä ja tarjoamista varten
Käytämme henkilötietojasi lähettääksemme ja tarjotaksemme tietoja sähköpostilla, tekstiviestillä/puhelimitse, jotta voimme tehdä sopimuksen kanssasi. Tämä sisältää muun muassa varausvahvistuksen, tärkeiden tietojen ennen matkaa ja sen aikana, matkaan liittyvien tarjousten, mahdollisten poikkeusten sekä maksumuistutusten lähettämisen.

Yhteys- ja varaustietojasi käytetään myös asiakastyytyväisyyskyselyn lähettämiseen matkan jälkeen matkapalvelumme parantamiseksi ja kehittämiseksi. Asiakastyytyväisyyskysely on vapaaehtoinen ja se toteutetaan yhteistyössä Reevon kanssa.

Henkilötietosi voidaan tallentaa Apollon sovellukseen, jos olet valinnut kirjautua meiltä saamallasi varausnumerolla ja salasanalla. Sovelluksen tarkoituksena on tarjota tietoja varauksestasi, kuten tarjouksia, retkiä, vinkkejä ja karttoja, jotka koskevat juuri sinun matkaasi. Sovelluksemme on ladattavissa ja käytettävissä ilman, että sinun tarvitsee antaa henkilökohtaisia tietoja itsestäsi.

Markkinointi ja personointi
Henkilötietojasi käytetään, jotta voimme tarjota sinulle parempia ja henkilökohtaisempia tarjouksia omien ja/tai erityisesti valittujen yhteistyökumppaneiden tuotteiden ja palveluiden suoramarkkinoinnin avulla. Henkilötietojesi käsittely suoritetaan sinun ja muiden oikeutettujen etujen mukaisen sopimuksen täyttämiseksi. Tähän sisältyy, että Apollo mm. käyttää personointia uutiskirjeiden mukauttamiseen mieltymystesi ja tarpeittesi mukaan sivustomme käytön perusteella (mukaan lukien matkustushistoria) vaikuttaakseen siihen, miltä verkkosivujen sisältö näyttää vieraillessasi niillä viestintään sosiaalisen median ja verkkomainonnan kautta muilla verkkosivuilla kuin apollo.se. Lue lisää evästeistämme ja siitä, miten Apollo käyttää personointia.

Voit milloin tahansa jokaisen markkinointiviestin yhteydessä peruuttaa markkinoinnin vastaanottamisen meiltä.

Liiketoiminnan, matkailupalvelun ja palvelujen kehittämiseen
Käytämme palvelujemme kehittämiseen ja parantamiseen pääasiassa nimettömiä tai anonymisoituja tietoja yleisellä tasolla. Voimme kuitenkin käyttää esimerkiksi käyttäjätietoja ja keräämiämme varaustietoja, mikäli käyttötarkoitus on tarkoituksenmukainen ja perustuu oikeutettuihin etuihimme matkustuspalveluiden ja palveluiden parantamiseen tulevaisuudessa.

Lakisääteisten vaatimusten täyttämiseksi
Käsittelemme henkilötietojasi voidaksemme täyttää lakien ja asetusten edellyttämät velvoitteet, jotka koskevat esim. turvallisuutta, kirjanpitoa, reklamaatioita ja maahanmuuttoa sekä tullivalvontaa.

Oikeusperusta
Yhteenvetona käsittelemme henkilötietojasi (i) pystyäksemme täyttämään sopimuksen kanssasi eli hallinnoimaan ja toimittamaan matkasi, (ii) koska olet antanut meille suostumuksesi käsitellä niitä voidaksemme lähettää uutiskirjeitä ym., (iii) lakivaatimusten noudattamiseksi tai (iv) koska se on meidän tai yhteistyökumppaniemme oikeutettu etu.

Kuinka kauan säilytämme tietojasi?

Apollo säilyttää henkilötietoja vain niin kauan kuin se on välttämätöntä, jotta voimme täyttää sopimuksemme kanssasi ja ne tarkoitukset, joita varten tiedot kerättiin tämän tietosuojakäytännön mukaisesti. Matkahistoriaasi, mukaan lukien yhteystiedot, varaustiedot ja terveystiedot, säilytetään kahden (2) vuoden ajan kotiintulopäivästä lukien. Säilytämme henkilötietosi myös muista syistä kuin täyttääksemme sopimuksen kanssasi, esim. noudattaaksemme kirjanpitolakia. Lakisääteiset vaatimukset määräävät, kuinka kauan tietojasi säilytetään.

Jos olet rekisteröitynyt vastaanottamaan Apollon uutiskirjeen, Apollo säilyttää henkilötietosi niin kauan kuin haluat jatkaa uutiskirjeen vastaanottamista.

Voimme tallentaa samat henkilötiedot eri tarkoituksiin ja eri järjestelmiin. Siksi esimerkiksi nimesi voi olla järjestelmässämme, jotta voimme toimittaa matkasi, vaikka henkilötietosi on poistettu esimerkiksi markkinointitarkoituksista.

Kenelle voimme jakaa tietosi?

Apollo saattaa luovuttaa henkilötietojasi DER Touristik -konsernin muille yhtiöille ja huolellisesti valituille kolmansille osapuolille. Kaikki siirrot tehdään henkilötietojesi käsittelytarkoituksissa edellä kuvatulla tavalla. Ryhdymme kaikkiin kohtuullisiin oikeudellisiin, teknisiin ja organisatorisiin toimiin sen varmistamiseksi, että henkilötietojasi käsitellään turvallisesti ja riittävästi suojattuna niitä siirrettäessä tai jaettaessa tällaisille valituille kolmansille osapuolille.

Matkaan liittyvien palvelujen tarjoajat
Siirrot tehdään matkailualan yhteistyökumppaneillemme meiltä tilaamasi matkapalvelun hallinnointia ja toimitusta varten. Luovutamme henkilötietoja näiden palvelujen suorittamiseksi:

Matkatoimistot ja digitaaliset kumppanit,
Kun varaat matkasi matkatoimiston kautta, jonka kanssa teemme yhteistyötä, joko myymälässä tai verkossa, olet luultavasti antanut henkilötietosi matkatoimistolle, esim. Ticket.
 Kun varaus tehdään matkatoimiston kautta, lähetämme heille tietyt henkilökohtaiset tiedot, kuten varausnumeron, varauksen vahvistamiseksi.

Kukin toimija on erikseen vastuussa henkilötietojen käsittelystä oman tietosuojakäytäntönsä mukaisesti. Emme ole vastuussa heille luovuttamiesi tietojen käsittelystä.  

Hotellit,
Kun varaat matkan Apollolta, tarjoamme useita eri kohteita ja hotelleja. Hotelli tarvitsee henkilötietoja huonevarauksen tekemiseen ja vahvistamiseen. Näitä tietoja ovat esimerkiksi nimi, syntymäaika, ikä ja sukupuoli. 

Lentoyhtiöt,
Lennot hoitaa oma lentoyhtiömme Novair ja muut lentoyhtiöt. Lentoyhtiö tarvitsee tiettyjä tietoja matkasi toteuttamiseen esim. nimi, syntymäaika, ikä ja sukupuoli. Nämä henkilötiedot siirretään joko Amadeus- tai Paxport-tietojärjestelmien kautta tai suoraan lentoyhtiöön matkustajaluettelon kanssa.

Joissakin tapauksissa lentoyhtiöt palkkaavat maapalveluhenkilöitä tarjoamaan lentoasemalle kuuluvia palveluita, kuten matkatavaroiden käsittely ja lähtöselvitys. Kun maapalveluhenkilö suorittaa palvelun, hänellä voi olla pääsy palvelun suorittamiseen tarvittaviin henkilötietoihin.

Kohdeyritykset,
Matkakohteissa on kohdeyrityksiä, ulkopuolisia ja DER Touristik -konsernin työntekijöitä, jotka tarjoavat palveluja kohteessa. He toimivat joissakin tapauksissa Apollon ja hotellien välikäsinä, auttavat Apolloa retkien varaamisessa, lentokenttäkuljetuksissa jne. Heillä on pääsy niihin henkilötietoihin, joita he tarvitsevat palvelujen suorittamiseen.  

Taxfree,
Kun matkustat kanssamme, voit tilata verovapaasti yhteistyökumppaneiltamme, jotka saavat silloin henkilötietosi, jotka he tarvitsevat tilauksesi käsittelemiseen. Voit lukea heidän tietosuojakäytännöistään heidän omilta verkkosivuiltaan.

Muut osapuolet,
Meillä on yhteistyökumppaneita, jotka hoitavat matkaan liittyvien palvelujen varauksesi, kuten retket ja muut aktiviteetit. He saavat henkilötietosi, jotka he tarvitsevat toimittaakseen tilatun palvelun. Näitä tietoja ovat esimerkiksi nimi, sähköposti ja osoite varausten vahvistamiseksi, mutta myös passitiedot, kuten sukupuoli, silmien väri ja pituus, jotta valtioiden rajat ylittävät retket voidaan suorittaa passintarkastusta vaadittaessa.

Sopimuskumppanit ja IT-toimittajat
Käytämme useita ulkoisia toimittajia, jotka tallentavat ja hallinnoivat henkilötietojasi puolestamme, kuten IT-palveluja ja -järjestelmiä, web-analytiikkayrityksiä, asiakastutkimuksia, maksuratkaisuja ja lahjakorttien käsittelyä. Jaamme tietosi myös valituille yhteistyökumppaneille, jotta voimme mukauttaa tarjouksemme ja markkinointimme juuri sinua varten.

IT-palvelut ja -järjestelmät,
Meillä on useita sisäisiä ja ulkoisia järjestelmiä, joissa käsittelemme henkilötietojasi, esimerkiksi asiakaspalvelujärjestelmät, varausjärjestelmät ja tiedonhallinta- ja jalostusjärjestelmät. Tietoja käsitellään näissä järjestelmissä mm. matkasi toimittamiseksi ja hallinnoimiseksi, asiakaspalvelukysymysten käsittelemiseksi ja muiden liittyvien palvelujen kuten retkien ja lentokenttäkuljetusten hoitamiseksi.

Web-analytiikkayritykset,
Jotta käyttäjänä saisit mahdollisimman hyvän kokemuksen verkkosivuillamme, käytämme ulkoisia toimijoita auttamaan personoinnissa, käyttäjäkokemusanalyysissä ja käyttäjien verkkosivuistamme antamassa palautteessa. Käsiteltävät tiedot ovat lähinnä tietoja, jotka saamme evästeiden kautta. Lue lisää evästekäytännöstämme.

Asiakastutkimukset,
Olemme palkanneet Reevon tekemään asiakastutkimuksia matkalta paluusi yhteydessä. Siksi heillä on pääsy sellaisiin yhteystietoihin, kuten sähköposti ja nimi, sillä heidän on otettava sinuun yhteyttä ja kysyttävä, haluatko osallistua tutkimukseen.

Maksuratkaisut,
Apollo käyttää ulkoista maksupalvelutarjoajaa, DIBS, joka hoitaa maksut ja takaisinmaksut. Heillä on pääsy palvelun suorittamiseen tarvittaviin henkilötietoihin, kuten maksutietoihin ja joissakin tapauksissa nimeen. Käsittely on välttämätöntä, jotta voimme toimittaa matkasi ja tehdä reklamaation.

Lahjakorttikäsittely,
Apollo käyttää Retain 24:ää, joka saa osan yhteystiedoista, kuten puhelinnumeron ja sähköpostin, lahjakortin lähettämistä ja tilauksen vahvistamista varten.

Käsittelemmekö tietojasi kolmansissa maissa?

Apollo järjestää matkoja kaikkialle maailmaan. Siksi voimme joutua siirtämään henkilötietojasi yhteistyökumppaneillemme (esim. hotelleihin, lentoyhtiöihin ja agenteille) tai toimittajille EU/ETA-alueen ulkopuolella. Jos henkilötietoja siirretään johonkin EU:n/ETA:n ulkopuoliseen maahan, Apollo ryhtyy kaikkiin kohtuullisiin oikeudellisiin, teknisiin ja organisatorisiin toimiin varmistaakseen, että henkilötietojesi käsittely on turvallista ja riittävästi suojattua.

Sinun oikeutesi

Apollo vastaa siitä, että henkilötietojasi käsitellään sovellettavan lainsäädännön mukaisesti. Tulemme pyynnöstäsi tai omasta aloitteestamme oikaisemaan, anonymisoimaan, poistamaan tai täydentämään tietojasi, jotka ovat virheellisiä, puutteellisia tai harhaanjohtavia.

Sinulla on oikeus pyytää pääsyä ja oikaista tai tietyissä tapauksissa poistaa henkilötietojasi, pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista sekä oikeus vastustaa käsittelyä (esimerkiksi, jos epäilet, ovatko henkilötietosi oikeita tai niiden käsittely laillista). Henkilötietovastaava ilmoittaa jokaiselle vastaanottajalle, jolle henkilötietoja on luovutettu edellä olevan kappaleen ”Kenelle voimme jakaa tietosi?” mukaisesti, tietojen mahdollisista oikaisuista tai poistamisesta sekä tietojen käsittelyn rajoittamisesta, joka tapahtuu tämän kohdan mukaisesti. 

Sinulla on oikeus tietojen siirrettävyyteen, eli oikeus tietyin edellytyksin hankkia ja siirtää henkilötietojasi toiselle henkilötietovastaavalle.

Sinulla on oikeus kirjallisella hakemuksella saada maksuton Apollo-rekisteriote, esimerkiksi sinusta rekisteröidyistä tiedoista, käsittelyn tarkoituksesta ja vastaanottajista, joille tietoja on luovutettu tai tullaan luovuttamaan.

Jos et halua, että Apollo käsittelee henkilötietojasi esim. suoramarkkinointia varten, sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa ja/tai peruuttaa markkinointiviestiemme tilaus. Kun olemme saaneet peruutuksesi, lopetamme henkilötietojesi käsittelemisen siihen tarkoitukseen, johon olet antanut suostumuksesi.

Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos olet sitä mieltä, että Apollo käsittelee henkilötietojasi voimassa olevan tietosuojalainsäädännön vastaisesti. Lue lisää ositteesta http://www.tietosuoja.fi.

Miten suojaamme tietosi?

Sinun on aina tunnettava olosi turvalliseksi, kun luovutat henkilökohtaisia tietojasi meille. Siksi Apollo on ryhtynyt tarvittaviin turvatoimenpiteisiin henkilötietojesi suojaamiseksi luvattomalta käytöltä, muuttamiselta ja poistamiselta.

Evästekäytäntö

Käytämme evästeitä parantaaksemme kokemustasi. Lue lisää evästekäytännöstämme, miten käsittelemme henkilötietojasi.

Muutokset tähän tietosuojakäytäntöön

Voimme ajoittain tehdä muutoksia tietosuojakäytäntöömme. Ilmoitamme sinulle hyvissä ajoin käytännön kaikista lakisääteisistä muutoksista. Julkaisemme päivitetyn käytännön myös verkkosivuillamme. Päivitetyllä käytännöllä on toinen päivämäärä ja versionumero. Käy säännöllisesti verkkosivuillamme katsomassa mahdolliset päivitykset.